OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – RODO, informujemy, iż:
- Administratorem Pani/Pana danych będą:
Embassy International School Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Edmunda Biernackiego 10, 30-043 Kraków, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000569069, NIP: 6762491287, REGON: 362122984.
Zwanym dalej „Administratorem” lub „EMBASSY”
- Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, Dorotę Gross z którą kontakt w sprawach ochrony Pani/Pana danych i realizacji związanych z nimi spraw możliwy jest poprzez e-mail: dpo@embassyschool.org lub pisemnie na adres naszej siedziby, wskazany w pkt 1. 1)
- Cele, podstawy i zakres przetwarzania danych przez EMBASSY
3.1. Czynności związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych:
- przyjęcie dziecka do szkoły, przedszkola lub żłobka,
- realizacja zadań oświatowych,
- zapewnienie bezpieczeństwa dziecka w czasie pobytu w placówce,
- umożliwienie dziecku korzystania z pełnej oferty szkoły,
- realizacja zadań promocyjnych placówki,
- wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na placówce,
- realizacja umów zawartych z placówkami,
- informowanie o realizacji zadań wychowawczych i rekreacyjnych oraz wychowaniu dziecka,
- zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom oraz mienia placówek,
- realizacja obowiązku podatkowego, w tym prowadzenia rachunkowości,
- dbałość o najwyższą jakość świadczonych usług,
- w związku z korzystaniem z funpage’a,
- w związku z korzystaniem z YouToube’a
- prowadzenie monitoringu wizyjnego.
3.2. Każdorazowo cel, podstawa, okres i zakres oraz odbiorcy danych osobowych przetwarzanych przez EMBASSY wynika z działań podejmowanych przez Panią/Pana w zakresie niżej wymienionych usług lub czynności.
| Cel przetwarzania danych | Podstawa przetwarzania i okres przechowywania danych | Maksymalny zakres przetwarzanych danych |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – ZGODA Dane z uzupełnionych formularzy aplikacyjnych lub przesłanych dokumentów są przechowywane przez okres do 2lata. | Imię i nazwisko, wiek dziecka, data i miejsce urodzenia, płeć, narodowość, używane języki, deklaracja o specjalnych potrzebach dziecka; dane opiekunów prawnych (imię, nazwisko, telefon, adres e-mail – formularz zgłoszenia dziecka. Dane z dokumentów aplikacyjnych nauczycieli. |
| Zawieranie umów | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – UMOWA wraz z wymaganymi załącznikami zgodnie z Kodeksem cywilnym. Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa w związku z przechowywaniem umów z klientami przez okres 10 lat od jej rozwiązania. | Dane dzieci (imię i nazwisko, wiek dziecka, data i miejsce urodzenia, płeć, narodowość, używane języki, deklaracja o specjalnych potrzebach dziecka; dane dotyczące przeciwskazań zdrowotnych) Dane opiekunów prawnych (imię, nazwisko, telefon, adres e-mail, PESEL, nr dowodu lub paszportu). |
| Rozliczenia finansowe | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – OBOWIĄZEK PRAWNY wynikający z ustawy o podatku od towarów i usług. Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa w związku z przechowywaniem dokumentacji finansowej przez okres 6 lat. | Imie i nazwisko rodzica, adres zamieszkania, kwota. |
| Prowadzenie korespondencji | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – UZASADNIONY INTERES ADMINISTRATORA Dane pochodzące z korespondencji przechowywane są przez okres 2 lat. | Dane identyfikacyjne, imię i nazwisko adres pocztowy, adres e-mail, IP, dane pochodzące z korespondencji, treść wiadomości. |
| Prowadzenie stron internetowych oraz portali społecznościowych Facebook i YouTube | Art. 6 ust. 1 lit. a) – ZGODA Dane przechowywane są do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą. W przypadku zdjęć lub filmów do czasu wycofania zgody lub przez okres 5 lat. | Adres IP, imię, nazwisko, nr telefonu, adres email, pozostawione komentarze, zdjęcia, filmy. |
| Dochodzenie praw | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – UZASADNIONY INTERES Dane przechowywane są do momentu wygaśnięcia praw lub roszczeń związanych z wykonywaniem usług. | Dane niezbędne do prowadzenia postępowania. |
| Monitoring wizyjny | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – UZASADNIONY INTERES Dane z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres 30 dni. | Dane z monitoringu wizyjnego na terenie EMBASSY. |
- Dane po upływie wymienionych okresów są trwale usuwane lub podlegają animizacji.
3.3. Przepisy prawa:
- Ustawa z dnia 23.04.1964 r. – Kodeks Cywilny;
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy;
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe;
- Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej;
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- Rozporządzenie Ministra Zdrowa w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej;
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)
- a także wszystkie akty wykonawcze do tych przepisów.
- Odbiorcami Pani/Pana danych są:
- inne podmioty współpracujące w zakresie zapewnienia ciągłości świadczonych usług,
- dostawcy zaopatrujący w rozwiązania techniczne / organizacyjne w zakresie realizacji świadczonych usług / zarządzania EMBASSY (w tym dostawcy usług teleinformatycznych, usług kurierskich / pocztowych, wyposażenia, inne),
- dostawcy usług prawnych i doradczych,
- osoby upoważnione przez Panią̨/Pana w ramach realizacji praw
- odbiorcą danych w zakresie przetwarzania w systemach informatycznych zleceń jest
- odbiorcą danych w zakresie publikacji zdjęć lub komentarzy na funpage’u jest Facebook (META) będący odrębnym administratorem danych.
- odbiorcą danych w zakresie publikacji filmów jest YouToube będący odrębnym administratorem danych.
- Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane (częściowo) poza Europejski Obszar Gospodarczy – kraje Unii Europejskiej, Norwegia, Liechtenstein, Islandia) wyłącznie za wcześniejszą zgodą.
- Profilowanie danych.
6.1. Dane osobowe mogą podlegać profilowaniu jedynie w zakresie obsługi strony internetowej i mogą polegać na automatycznej analizie lub prognozie zachowania danej osoby na stronie internetowej. Szczegóły opisane są u ustawieniach ciasteczek. Użytkownik strony może sam wyłączyć ciasteczka w ustawieniach/ coockies seting. Administrator zapewnia, że w trakcie profilowania nie sięga do Pani/ Pana dokumentacji.
- Pani/Pana prawa
- Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
- Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
- Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa, odmowa podania danych może skutkować odmową udzielenia świadczenia. W pozostałym zakresie jest dobrowolne.
Oświadczenie Administratora
EMBASSY INTERNATIONAL SCHOOL oświadcza i zapewnia, że stosowane przez nich środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesom przetwarzania danych osobowych odpowiadają wymaganiom określonym w RODO, w szczególności postanowieniom art. 32 RODO. W celu realizacji praw lub uzyskania informacji związanej z ochroną danych prosimy o wysłanie wiadomości na adres: dpo@embassyschool.org
Szczegółowe informacje będą dostępne na stronie internetowej oraz w placówce EMBASSY INTERNATIONAL SCHOOL